4 chiến lược Gmail để nâng cao hiệu quả email

Cảm thấy liên tục bị bỏ lại phía sau trên email? Cơn lũ lụt liên tục trong thế giới kỹ thuật số ngày nay có thể làm tê liệt ngay cả những chuyên gia tập trung nhất. Mặc dù Gmail vượt trội về khả năng giao tiếp nhưng nó cũng có thể trở thành một vòng xoáy năng suất. Dòng tin nhắn vô tận có thể làm bạn mất tập trung hoặc khiến việc tìm kiếm email quan trọng đó giống như mò kim đáy bể.

Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi đã tuyển chọn một bộ bốn chiến lược Gmail thực tế sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn và cải thiện đáng kể năng suất của bạn.

Bật phím tắt Gmail

Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự kém hiệu quả của email là việc sử dụng quá nhiều cú nhấp chuột. Do đó, phím tắt Gmail tạo thành nền tảng cho việc quản lý email hiệu quả. Những tổ hợp phím trực quan này cho phép bạn thực hiện các hành động như lưu trữgắn cờ để theo dõi hoặc đánh dấu thư là thư rác — tất cả đều không cần phải di chuyển chuột. Điều này không chỉ nâng cao tốc độ của bạn mà còn chứng tỏ giá trị vô giá đối với người dùng có yêu cầu về khả năng truy cập.

Để kích hoạt các phím tắt này, chỉ cần nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ Gmail của bạn. Hướng đến Cài đặt và sau đó Tổng quan. Cuộn xuống và bật tùy chọn “Bật phím tắt”. Tại bất kỳ thời điểm nào sau khi bật phím tắt, bạn có thể nhận được hướng dẫn tham khảo nhanh bằng cách nhấn nút ? key — Gmail sẽ hiển thị danh sách đầy đủ các phím tắt sẵn có để bạn sử dụng.

Sử dụng tính năng soạn thư và trả lời thông minh

Các tính năng được gọi là Gmail Smart Compose và Gmail Smart Reply hoạt động hiệu quả như một trợ lý thông minh gợi ý cụm từ tiếp theo trong email của bạn. Những tính năng cải tiến này tận dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích các email và phong cách viết trước đây của bạn, dự đoán những gì bạn muốn nói tiếp theo.

Ví dụ: nếu bạn thường xuyên gửi các email tương tự, chẳng hạn như báo cáo hàng tuần cho người quản lý của mình, Soạn thư thông minh sẽ đưa ra các đề xuất bằng phông chữ màu xám nhạt tinh tế. Chỉ cần nhấn phím Tab để chấp nhận đề xuất và giữ cho email của bạn được trôi chảy. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo khả năng giao tiếp nhất quán và chuyên nghiệp.

Để sử dụng một trong hai tính năng, hãy nhấp lại vào biểu tượng bánh răng và điều hướng đến Cài đặt > Xem tất cả cài đặt. Xác định vị trí “Soạn thư thông minh” và “Trả lời thông minh” rồi chọn các hộp để bật chúng.

Tận dụng những cú huých

Rất có thể bạn đã phải chịu đựng trải nghiệm đáng tiếc khi quên một email quan trọng vì nó bị chôn vùi trong đống rác hộp thư đến ngày càng dày đặc. May mắn thay, Gmail có một giải pháp tích hợp được gọi là tính năng Nudges, đóng vai trò như hệ thống nhắc nhở cá nhân của bạn, đảm bảo các email quan trọng không bị bỏ sót. Nếu một email không được trả lời trong một khoảng thời gian nhất định, Gmail sẽ nhẹ nhàng đẩy email đó trở lại đầu hộp thư đến của bạn, nhắc bạn thực hiện hành động.

Ngoài ra, nếu bạn chưa nhận được thư trả lời cho một email quan trọng, Gmail sẽ đề xuất gửi thư tiếp theo. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải nhắc nhở tinh thần và đảm bảo giao tiếp kịp thời. Để kích hoạt tính năng hữu ích này, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng và đi tới Cài đặt > Xem tất cả cài đặt. Xác định vị trí “Đề xuất email để trả lời” và “Đề xuất email để theo dõi” và bật chúng lên.

Sắp xếp Gmail bằng nhãn

Nhãn hoạt động tương tự như các thư mục động cho phép bạn phân loại email của mình bằng các thẻ tùy chỉnh. Không giống như các thư mục truyền thống, bạn có thể thêm nhiều nhãn vào một email, mang lại cách tiếp cận đa sắc thái hơn cho tổ chức. Điều này giúp việc xác định vị trí các email cụ thể khi bạn cần chúng dễ dàng hơn đáng kể.

Để thêm nhãn, chỉ cần chọn email và nhấp vào biểu tượng nhãn trên thanh công cụ. Bạn muốn tạo nhãn mới hoặc gán nhãn hiện có? Không có gì! Chỉ cần nhấp vào từ các tùy chọn có sẵn. Bạn cũng có thể truy cập Nhãn thông qua biểu tượng bánh răng (Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Nhãn) hoặc trực tiếp từ thanh bên trái của hộp thư đến của bạn.

Bằng cách đầu tư một chút thời gian vào việc gắn nhãn email, bạn sẽ thu được lợi ích từ hộp thư đến được sắp xếp hợp lý và nâng cao năng suất.

Thử nghiệm với Gmail

Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều thủ thuật Gmail có sẵn trong tầm tay bạn. Với một chút khám phá và tùy chỉnh, bạn có thể biến hộp thư đến của mình từ một mớ hỗn độn thành một cỗ máy năng suất được bôi trơn tốt.

Nếu bạn đang tìm kiếm thêm mẹo và thủ thuật Gmail hoặc cần trợ giúp triển khai các thủ thuật này cho toàn bộ doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay. Chúng tôi tận tâm hỗ trợ bạn và nhóm của bạn làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn.