Mẹo giám sát hoạt động trực tuyến của nhân viên
Có rất nhiều ưu và nhược điểm khi giám sát nhân viên của bạn trực tuyến. Chúng tôi đã tập hợp một danh sách trung thực và minh bạch các lập luận ủng hộ và phản đối cách làm này. Và nếu bạn quyết định đó là điều bạn muốn theo đuổi, chúng tôi đã cung cấp một số mẹo để quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.
Trường hợp giám sát
Có một số lý do tại sao việc giám sát hoạt động của nhân viên trên thiết bị của công ty là một ý tưởng hay. Làm như vậy có thể giúp bạn:
- Bảo vệ tổ chức của bạn khỏi bị đánh cắp hoặc tổn hại dữ liệu – bởi vì nhân viên bất cẩn hoặc bất mãn có thể làm rò rỉ hoặc đánh cắp dữ liệu của bạn.
- Đảm bảo bạn có một nơi làm việc không bị quấy rối – bởi vì hành vi quấy rối qua mạng (tình dục hoặc cách khác) xảy ra giữa các nhân viên.
- Đảm bảo nhân viên tuân thủ các chính sách – chẳng hạn như không tải xuống các chương trình bất hợp pháp hoặc dành thời gian trên các trang web có nội dung bất hợp pháp hoặc thù địch.
- Cung cấp bằng chứng khi khởi kiện – trời cấm điều này xảy ra, nhưng nếu một nhân viên tham gia vào các hoạt động bất hợp pháp bằng cách sử dụng máy tính của doanh nghiệp bạn, việc giám sát có thể cung cấp bằng chứng về những người có liên quan.
Một thực tế đáng buồn là nhiều chủ doanh nghiệp khi bắt đầu giám sát nhân viên của mình thường phát hiện ra rằng nhân viên của họ không chỉ tập trung vào sự thành công của công ty.
Lập luận chống lại việc giám sát nhân viên
Tất nhiên, có một số nhược điểm tiềm ẩn trong việc giám sát mà bạn cũng nên biết. Bao gồm các:
- Mất năng suất – việc giám sát có thể làm suy giảm tinh thần của nhân viên và bạn có thể thấy sự mất lòng tin dẫn đến giảm năng suất.
- Mất quyền riêng tư và kiện tụng – bạn có thể sẽ biết được thông tin cá nhân của nhân viên mà bạn sẽ không bao giờ biết nếu không theo dõi họ. Bạn có thể khám phá quan điểm chính trị hoặc tôn giáo, khuynh hướng tình dục hoặc các vấn đề y tế của họ. Điều này có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp phải các vấn đề về quyền riêng tư hoặc phân biệt đối xử nếu bạn hoặc nhóm quản lý của bạn hành động tiêu cực dựa trên bất kỳ thông tin nào trong số này.
Hướng dẫn giám sát cần tuân theo
Nếu bạn quyết định giám sát nhân viên của mình, đây là một số mẹo bạn nên làm theo.
1. Tạo chính sách bằng văn bản
Khi bạn quyết định giám sát nhân viên của mình, hãy tự hỏi: Tôi làm việc này vì mục đích bảo mật phải không? Có phải để đảm bảo nhân viên của bạn không lãng phí thời gian trên mạng xã hội? Nếu chính sách giám sát của bạn quá nghiêm ngặt, bạn có thể tạo ra bầu không khí thiếu tin cậy.
Đặt ra các nguyên tắc về việc sử dụng email, mạng xã hội, duyệt web, nhắn tin tức thời cũng như tải xuống phần mềm và ứng dụng ở mức chấp nhận được. Ngoài ra, hãy đảm bảo bao gồm cách thức thực hiện giám sát và cách dữ liệu sẽ được bảo mật hoặc hủy.
2. Nói với nhân viên của bạn
Điều quan trọng là phải thông báo cho nhân viên của bạn về phạm vi chính sách giám sát của bạn. Nếu họ phát hiện ra bạn đang làm việc đó mà họ không hề hay biết, bạn có thể phải đối mặt với các vấn đề pháp lý. Bằng cách minh bạch và cởi mở, bạn thực sự có thể thấy năng suất tăng lên bằng cách ngăn chặn nhân viên lãng phí thời gian trên web.
Khi bạn nói với nhân viên của mình, hãy giải thích lý do bạn làm việc đó và những rủi ro mà doanh nghiệp của bạn gặp phải do lạm dụng tài sản kỹ thuật số. Hãy trấn an họ rằng bạn không làm điều đó để theo dõi cuộc sống cá nhân của họ mà để tạo ra một nơi làm việc tuân thủ luật pháp. Vì các hoạt động của họ giờ đây sẽ ít riêng tư hơn, hãy khuyến khích nhân viên của bạn giữ liên lạc cá nhân với điện thoại thông minh của họ. Ngoài ra, hãy cung cấp bản sao chính sách bằng văn bản của bạn cho nhân viên đọc và ký tên.
3. Có được công cụ công nghệ phù hợp
Bạn không cần phải biết từng hoạt động nhỏ của nhân viên, vì vậy hãy tìm những ứng dụng và phần mềm cảnh báo bạn về những vấn đề liên quan nhất để bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Nếu được triển khai đúng cách, việc giám sát nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn an toàn và hiệu quả hơn. Để biết thêm thông tin về bảo mật và các công cụ hỗ trợ CNTT khác, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.