Mẹo tăng năng suất Gmail bạn nên biết
Một nghiên cứu được thực hiện bởi Viện toàn cầu McKinsey cho thấy nhân viên dành trung bình 13 giờ mỗi tuần kiểm tra email của họ. Bạn có thể giảm con số đó xuống và dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào các tác vụ thiết yếu bằng cách thử các mẹo Gmail này.
Sử dụng phím tắt
Phím tắt có thể giúp bạn duyệt email nhanh chóng. Nó cho phép bạn phân loại email, thêm chúng vào danh sách nhiệm vụ hoặc báo cáo chúng là thư rác. Và đối với những người khiếm thị hoặc khuyết tật vận động, việc sử dụng phím tắt sẽ dễ dàng hơn so với làm việc bằng chuột.
Bạn có thể bật phím tắt bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng và đi tới Xem tất cả cài đặt > Chung. Cuộn xuống trang và chọn tùy chọn “Bật phím tắt”. Khi bạn đã thực hiện xong việc đó, bạn có thể nhanh chóng hiển thị tổng quan về tất cả các phím tắt có sẵn bằng cách nhấn vào ? phím trên bàn phím của bạn.
Bật soạn thư thông minh và trả lời thông minh
Soạn thư thông minh và trả lời thông minh là các tính năng giúp bạn viết email nhanh hơn bằng cách dự đoán những gì bạn muốn nói tiếp theo dựa trên các email và cách sử dụng trước đây của bạn.
Ví dụ: Gmail sẽ cung cấp dự đoán cho bạn sau một thời gian nếu bạn liên tục gửi cùng loại email, chẳng hạn như hóa đơn hàng tháng cho nhóm kế toán của bạn. Văn bản do Gmail gợi ý sẽ xuất hiện dưới dạng màu xám nhạt. Nếu bạn muốn thêm văn bản gợi ý, hãy nhấn phím tab trên bàn phím.
Để bật hoặc tắt tính năng soạn thư thông minh và trả lời thông minh, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng và đi tới Xem tất cả cài đặt > Chung. Sau đó, nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tính năng để kích hoạt nó.
Đặt lời nhắc email bằng những cú huých
Một tính năng hữu ích khác của Gmail là nhắc nhở. Nếu bạn quên trả lời email, tính năng này sẽ tự động di chuyển email trở lại đầu hộp thư đến của bạn và hỏi xem bạn có muốn trả lời không.
Tương tự, nếu bạn chưa nhận được phản hồi cho email bạn đã gửi trước đó, Gmail sẽ nhắc bạn gửi thư tiếp theo. Bạn có thể bật tính năng nhắc nhở bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng rồi chọn Xem tất cả cài đặt > Chung. Bật tùy chọn “Đề xuất email để trả lời” và “Đề xuất email để theo dõi”.
Dán nhãn tin nhắn của bạn
Với nhãn, bạn có thể sắp xếp hộp thư đến của mình bằng cách gắn thẻ mọi email bạn nhận hoặc gửi. Bạn thậm chí có thể thêm nhãn vào bản nháp. Nhãn tương tự như thư mục; tuy nhiên, không giống như các thư mục, bạn có thể thêm nhiều nhãn vào một thư.
Để thêm nhãn, hãy chọn một email trong hộp thư đến của bạn rồi nhấp vào biểu tượng nhãn ở hàng nút ở đầu hộp thư đến của bạn. Từ đó, bạn có tùy chọn tạo nhãn mới hoặc thêm email vào nhãn hiện có.
Bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Xem tất cả cài đặt > Nhãn hoặc truy cập Nhãn trực tiếp từ thanh bên trái của hộp thư đến của bạn.
Bằng cách dành chút thời gian để tối ưu hóa hộp thư đến, bạn có thể giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tháng và làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm mẹo và thủ thuật Gmail, hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay.