Gmail: Quản lý email của bạn tốt hơn với 5 thủ thuật đơn giản này

Tính bảo mật, tính dễ sử dụng và dịch vụ miễn phí chỉ là một số lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp sử dụng Gmail. Nhưng bất chấp sự phổ biến của dịch vụ email, vẫn có rất nhiều cách để người dùng cải thiện trải nghiệm Gmail của họ. Kiểm soát tốt hơn hộp thư đến — và ngày làm việc của bạn — bằng những thủ thuật này.

Hoàn tác gửi

Trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh chóng, sai lầm luôn xảy ra. Và bởi vì mọi người đều xứng đáng có cơ hội thứ hai để viết email đó nên Gmail đã cung cấp một cách để thu hồi các email đã gửi — miễn là bạn thực hiện việc đó ngay sau khi nhấn Gửi.

Để hủy email của bạn, chỉ cần nhấp vào Hoàn tác hoặc Xem tin nhăn > Hoàn tác bên cạnh lời nhắc “Tin nhắn đã gửi” ở phía dưới bên trái màn hình của bạn.

Mẫu Gmail

Mẫu Gmail, trước đây gọi là câu trả lời soạn trước, là các định dạng email được viết sẵn mà bạn có thể sử dụng làm điểm bắt đầu của một email mới. Đây là những thông điệp tuyệt vời dành cho những tin nhắn thông thường tuân theo một mẫu cụ thể. Thay vì viết đi viết lại cùng một dòng văn bản, bạn có thể chỉ cần chọn bất kỳ mẫu có thể tùy chỉnh nào bằng một vài cú nhấp chuột.

Đảm bảo tính năng này được bật bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình rồi nhấp vào Xem tất cả cài đặt. Chuyển đến tab Nâng cao và chọn Cho phép trong phần Mẫu trước khi nhấp vào nút Lưu Thay đổi ở phía dưới.

Khi tính năng này được bật, bạn có thể truy cập các mẫu Gmail của mình bằng cách soạn email mới và nhấp vào Mẫu > Chèn mẫu.

Gửi tệp đính kèm lớn bằng Google Drive

Bạn cần gửi hình ảnh RAW có độ phân giải cao cho khách hàng nhưng giới hạn kích thước tệp đính kèm của Gmail không cho phép bạn? Bạn chỉ cần tải tệp của mình lên Google Drive và nhấp vào Chia sẻ để có được liên kết chia sẻ, bạn có thể gửi cho khách hàng hoặc sếp của mình.

Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Google Drive ở cuối cửa sổ soạn email và chọn tệp bạn muốn gửi.

Bật Hộp thư ưu tiên

Tính năng Hộp thư ưu tiên sắp xếp thư của bạn theo mức độ quan trọng bằng cách sử dụng máy học. Bạn sẽ có thể chia hộp thư đến của mình thành năm loại, trong đó các thư sẽ được hiển thị theo thứ tự sau:

1. Tin nhắn quan trọng và chưa đọc
2. Tin nhắn được gắn dấu sao
3. [Customizable category]
4. [Customizable category]
5. Mọi thứ khác

Bật cài đặt nâng cao

Định cấu hình Cài đặt nâng cao của Gmail là một cách tuyệt vời để tăng hiệu quả sử dụng email. Một số tính năng này bao gồm Nhiều hộp thư đến, Ngăn xem trước và các phím tắt tùy chỉnh. Truy cập chúng bằng cách đi tới Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Trình độ cao.

Dành đủ thời gian cho email trong khi quản lý các lĩnh vực kinh doanh quan trọng khác là một hành động cân bằng mà nhiều chủ doanh nghiệp cảm thấy khó khăn. Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần trợ giúp thêm về Gmail hoặc CNTT nói chung, vui lòng liên hệ với chúng tôi.