Có đáng để theo dõi nhân viên trực tuyến không?

Việc số hóa nơi làm việc đã mở ra những biên giới mới cho việc giám sát của người sử dụng lao động. Với việc người lao động được kết nối nhiều hơn bao giờ hết thông qua máy tính và các công cụ dựa trên internet, các công ty đang khám phá những lợi thế của việc giám sát để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất. Tuy nhiên, sự cảnh giác kỹ thuật số này đã thúc đẩy một cuộc thảo luận quan trọng về việc vạch ra ranh giới giữa lợi ích kinh doanh hợp pháp và việc bảo vệ quyền riêng tư cũng như quyền tự chủ của nhân viên ở đâu.

Định nghĩa giám sát nhân viên trực tuyến

Giám sát nhân viên trực tuyến đề cập đến việc thực hành theo dõi và phân tích các hoạt động kỹ thuật số của nhân viên tại nơi làm việc. Việc này thường được thực hiện bằng phần mềm giám sát nhân viên chuyên dụng được cài đặt trên thiết bị của nhân viên. Phần mềm có thể theo dõi các khía cạnh khác nhau trong hành vi của nhân viên, chẳng hạn như việc sử dụng internet, liên lạc qua email, hoạt động trên màn hình và thậm chí cả thao tác gõ phím. Bằng cách tận dụng các công cụ giám sát, nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn về cách nhân viên tương tác với các tài nguyên kỹ thuật số, cho phép họ xác định các mẫu, đánh giá mức năng suất và giảm thiểu rủi ro bảo mật.

Lợi ích của việc giám sát nhân viên trực tuyến

Việc áp dụng giám sát nhân viên trực tuyến mang lại một số lợi ích hữu hình cho các tổ chức:

• Năng suất nâng cao – Bằng cách hiểu rõ quy trình làm việc của nhân viên và xác định các điểm nghẽn, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình và cải thiện năng suất tổng thể. Ví dụ: nếu nhân viên dành quá nhiều thời gian cho các trang web không liên quan đến công việc, việc giám sát có thể giúp giải quyết vấn đề và nâng cao hiệu quả. Đồng thời, chỉ cần biết rằng hoạt động của họ đang được giám sát có thể thúc đẩy nhân viên tiếp tục làm việc.
• Bảo mật dữ liệu – Giám sát các hoạt động kỹ thuật số cho phép người sử dụng lao động phát hiện hành vi trực tuyến không an toàn và cảnh báo nhân viên vi phạm các giao thức bảo mật trước khi họ trở thành nạn nhân của một mối đe dọa mạng. Ví dụ: nếu nhân viên thường truy cập các trang web độc hại hoặc tải xuống các ứng dụng không được phê duyệt, người sử dụng lao động và quản trị viên hệ thống có thể dừng các hành động này để giảm thiểu nguy cơ vi phạm dữ liệu.
• Quản lý tuân thủ – Giám sát nhân viên có thể hỗ trợ quản lý tuân thủ bằng cách đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các quy định của ngành và chính sách nội bộ. Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến các chính sách dữ liệu dành riêng cho ngành, nơi nhân viên phải xử lý thông tin nhạy cảm với mức độ bảo mật tối đa và chỉ chia sẻ dữ liệu với các bên được ủy quyền.

Những hạn chế tiềm tàng của việc giám sát nhân viên trực tuyến

Mặc dù việc giám sát nhân viên trực tuyến mang lại nhiều lợi ích khác nhau nhưng nó cũng có một số nhược điểm:

• Những lo ngại về quyền riêng tư – Giám sát các hoạt động kỹ thuật số của nhân viên có thể gây ra những lo ngại đáng kể về quyền riêng tư, có khả năng làm xói mòn niềm tin và tinh thần trong lực lượng lao động. Điều này đặc biệt có vấn đề nếu nhân viên không biết rằng hành động của họ đang bị theo dõi hoặc nếu việc giám sát mở rộng sang các thiết bị cá nhân.
• Vấn đề đạo đức – Việc sử dụng phần mềm giám sát nhân viên đặt ra câu hỏi về đạo đức về sự cân bằng giữa quyền của người sử dụng lao động và quyền riêng tư của nhân viên. Người sử dụng lao động phải xem xét thực hiện các chính sách rõ ràng về cách thức và thời điểm thực hiện giám sát để tránh xâm phạm lòng tin của nhân viên.
• Sự phản kháng của nhân viên – Giám sát quá mức có thể dẫn đến sự phẫn nộ và phản kháng của nhân viên, làm suy yếu tinh thần và tác động tiêu cực đến tỷ lệ giữ chân nhân viên. Hơn nữa, mức độ lo lắng về hiệu suất có thể tăng lên nếu nhân viên cảm thấy mọi hành động của họ đều bị giám sát chặt chẽ.
• Đánh giá không chính xác – Chỉ giám sát thôi không cung cấp được bức tranh hoàn chỉnh về hiệu suất của nhân viên. Một số hoạt động, chẳng hạn như động não hoặc cộng tác làm việc với đồng nghiệp, có thể không hiển thị trong dữ liệu giám sát và có thể dẫn đến đánh giá năng suất không chính xác.

Tìm sự cân bằng phù hợp

Để tận dụng hiệu quả việc giám sát nhân viên trực tuyến đồng thời giảm thiểu những hạn chế tiềm ẩn của nó, các công ty phải cố gắng tìm ra sự cân bằng phù hợp. Dưới đây là một số chiến lược để đạt được điều này:

• Minh bạch và truyền thông – Thúc đẩy giao tiếp cởi mở với nhân viên về thực tiễn giám sát, làm rõ mục tiêu, phạm vi và ý nghĩa của các hoạt động giám sát.
• Giám sát có mục đích – Tập trung nỗ lực giám sát vào các lĩnh vực hoặc hoạt động cụ thể liên quan đến mục tiêu kinh doanh, tránh sự xâm nhập không cần thiết vào hoạt động liên lạc cá nhân hoặc không liên quan đến công việc.
• Bảo vệ quyền riêng tư – Thực hiện các biện pháp bảo vệ để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên, chẳng hạn như ẩn danh dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập và các chính sách rõ ràng về quản lý việc sử dụng và lưu giữ dữ liệu.
• Sự tham gia của nhân viên – Nhận phản hồi từ nhân viên về các hoạt động giám sát và sẵn sàng thực hiện các thay đổi dựa trên ý kiến ​​đóng góp của họ. Khi bạn đã tìm được sự cân bằng phù hợp, hãy đảm bảo rằng các chính sách và thực tiễn vẫn nhất quán, công bằng và tôn trọng quyền của mỗi nhân viên.
• Đánh giá thường xuyên – Đánh giá hiệu quả và tác động của việc giám sát đối với cả nhân viên và tổ chức một cách thường xuyên. Nếu nhân viên báo cáo rằng việc giám sát đang ảnh hưởng sâu sắc đến sức khỏe, quyền riêng tư và năng suất của họ, bạn có thể phải cân nhắc điều chỉnh các chính sách giám sát của mình hoặc thậm chí từ bỏ chúng hoàn toàn.

Giữ cho người lao động của bạn an toàn và làm việc hiệu quả là một thách thức và việc giám sát nhân viên trực tuyến chỉ là một công cụ trong hộp công cụ. Nếu bạn cần thêm ý tưởng về cách tối ưu hóa năng suất và giải quyết các rủi ro an ninh mạng, hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay.